A carga horária de um profissional, em média, é de seis a oito horas por dia, mas nem toda essa jornada é utilizada realmente para as tarefas laborais. Isso porque mais da metade de um dia de trabalho é gasto com WhatsApp, e-mails e participação de reuniões que duram mais do que o necessário. No final do expediente, a sensação que fica é de o tempo não rendeu e o que precisava ser feito ficou para depois.
Segundo um estudo realizado pela Asana, uma plataforma de gestão do trabalho remoto, os funcionários gastam quase 60% de sua jornada com as chamadas tarefas secundárias. A pesquisa aponta que, do total dessa jornada, 33% vai para funções específicas, ou seja, para as quais o trabalhador foi contratado. Apenas 9% do tempo é gasto com planejamento estratégico que poderia torná-lo melhor em suas tarefas. A pesquisa também concluiu que a quantidade de tempo gasto no planejamento, caiu de 13% em 2019 para 9% neste ano.
Fato é que estar no trabalho não é sinônimo de produzir o tempo todo. Isso não quer dizer que o trabalhador está procrastinando, pois as tarefas secundárias também precisam ser feitas. A forma de trabalho mudou, os funcionário passaram a contar mais com outras ferramentas, que antes não estavam disponíveis.
Não há nada de errado em conferir os e-mails, mensagens de Whatsapp e participar de reuniões, o problema é quando isso atrapalha o desempenho daquilo que precisa de foco.
O estudo ouviu 10.600 trabalhadores de várias partes do mundo. No fim das contas, o excesso de "coisas para fazer" vem afetando a saúde mental das pessoas. Em todo o mundo, 42% dos profissionais sofrem de esgotamento psicológico e síndrome do impostor e 40% de todos os colaboradores acham que o esgotamento psicológico é parte inevitável do sucesso.
Algumas ações podem fazer toda a diferença ao longo do dia. A CEO da Rhopen, Jaciara Pinheiro, orienta que o profissional desabilite os pup-ups no computador e no celular. Segundo ela, esses alertas são péssimos para a atenção.
“Ao enviar um e-mail, tenha critério para saber quem vai receber a mensagem. Não precisa encaminhar para dez pessoas se só três vão responder por aquele assunto. Além disso, é possível se programar para responder os e-mails. Se a pessoa é só copiada, a leitura não é prioritária”, comenta Jaciara.
A vice-presidente da Associação Brasileira de Recursos Humanos, seccional Espírito Santo (ABRH-ES), Fabíola Costa, orienta que as empresas devem definir quais são as principais entregas, metas e objetivos, seguido por um planejamento dos prazos. No caso das reuniões feitas remotamente, o tempo de duração deve ser revisto para evitar a improdutividade.
“Esses encontros não conseguem ter o mesmo calor de um presencial. Pesquisas indicam que 58% do horário de trabalho são gastos com reuniões e isso é muita coisa”, afirma.
A flexibilidade do horário durante o home office também pode desestabilizar a rotina, mas as pessoas se esqueceram que o fluxo de trabalho não mudou.
“Quem trabalha de forma remota precisa ter um ambiente adequado para suas atividades laborais, ou seja, silencioso, com mesa com espaço para anotações, cadeira confortável, entre outros”, orienta.
Apesar da pesquisa apontar pouco tempo destinado ao planejamento, a dica da psicóloga e fundadora da Sees Desenvolvimento Humanos, Natane Moysés, ressalta ele é fundamental par execução das tarefas. Segundo ela, esse planejamento deve ser semanal, com acompanhamento diário das prioridades. Para isso, as companhias devem conversar com seus colaboradores sobre suas tarefas e prazos, até para ele saber o que é prioridade ou não. Isso vai depender dos objetivos da empresa e do setor.
“O que não foi feito hoje, vai ser a prioridade de amanhã. Existem coisas que têm prazo menores e outras menores. O que não pode acontecer é a pessoa se acomodar com os prazos e se atrasar na entrega. Caso contrário, o urgente de amanhã será aquilo que você deixou de fazer hoje”, orienta.
Dicas de organização no trabalho
Organizar as atividades que precisam ser feitas durante as horas de trabalho pode ajudar o profissional a diminuir o estresse, ter mais foco no que precisa ser feito e ficar mais produtivo.
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01
Organize seus horários
Conheça o seu horário de entrada e saída do trabalho. É necessário que esse período esteja alinhado com a rotina pessoal. Ter tempo para lazer e para fazer atividade física é fundamental. A qualidade da sua vida profissional está mais conectada com sua saúde pessoal do que você imagina.
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02
Conheça suas prioridades
Tenha conhecimento das suas prioridades do dia. É necessário entender suas principais responsabilidades e saber o que precisa ser feito hoje, amanhã ou na semana que vem. Lembre-se que nem tudo o que é urgente é importante - ou vice-versa.
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03
Use uma agenda para organizar o trabalho
Faça um planejamento da semana. Se você não registrar as funções que precisa desempenhar ao longo da semana, você poderá não ter noção do que exige sua atenção e no que precisará focar. A dica é usar plataformas como agenda da Google ou Trello para marcar as reuniões que você participará e todas as atividades que envolvem o seu trabalho.
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04
Controle suas atividades com ferramentas de organização
O Google Agenda funciona como uma ferramenta de organização, mas você pode utilizar outras plataformas ou aplicativos dependendo da sua necessidade. O Trello ajuda a organizar demandas em quadros interativos com outras pessoas. Outra sugestão é o Notion, onde é possível documentar e organizar quase todos os aspectos da sua vida profissional (e até pessoal, se quiser). O mais importante é conferir qual delas funciona melhor para você.
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05
Reserve pausas e cuide do excesso de reunião
Pequenas pausas de 10 minutos ajudavam a manter o “nível de estresse estável”. Foi o que apontou um estudo realizado pelo Laboratório de Fatores Humanos da Microsoft. De acordo com a pesquisa, muitas reuniões em sequência causam fadiga mental. O estudo foi feito para os adeptos do home office, mas é importante ficar de olho no excesso de reuniões de modo geral. Pausas ao longo do dia podem evitar o cansaço mental.
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06
Faça anotações constantes das suas tarefas diárias
O profissional que trabalha em diversos projetos, tem relacionamento frequente com outros colegas ou participa de muitas reuniões precisa anotar pontos ou conclusões importantes retiradas ao longo do dia. Isso vai ajudar na execução de alguma atividade, a absorver e lembrar de informações compartilhadas ao longo do dia e até a descobrir os próximos passos do seu trabalho.
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07
Tenha foco
Limitar as distrações é uma estratégia importante para focar no que precisa fazer e melhorar sua organização no trabalho. Se é hora de criar um relatório, evite checar e-mails e responder mensagens. Se esse limite for difícil para você, vale apelar para a função “não perturbe” do celular, ok?
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08
Cumpra os prazos de entregas
A sua organização vai depender dos prazos estabelecidos para entrega de cada tarefa. Controlar sua agenda e manter claros os prazos de entrega são importantíssimos para evitar imprevistos que podem acontecer.
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09
Use feedbacks para evoluir sua organização
Mesmo que não seja uma constante na empresa, os feedbacks são ótimos aliados para sua organização profissional e pessoal. Isso porque a percepção das pessoas ao seu redor pode ter valor na hora de identificar oportunidades e pontos de melhoria no seu próprio trabalho. Desta forma, você consegue se organizar para momentos de autodesenvolvimento, aprimorar seu fluxo de trabalho e até antecipar situações ou projetos que não estavam no seu radar.
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10
Momentos de descontração
Conversar sobre absolutamente tudo (menos trabalho) é fundamental na hora de revigorar as energias que você gasta diariamente nas suas tarefas. A pausa vai ajudar na saúde mental e interferir diretamente no seu trabalho. Por isso, não se esqueça dos momentos de confraternização ou até de tomar um cafézinho com um colega para espairecer.
Fonte: Gupy e Vagas.com
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