Como empresário, uma das primeiras coisas que aprendi é que “agenda cheia” não é “agenda corrida”. O dono de uma empresa ou um alto executivo vai sempre ter muitos compromissos, mas se a rotina é corrida ou não, é outra história – e também não é sinônimo de bons negócios à vista. De toda forma, a agenda é uma das ferramentas de organização mais antigas que existem e deveria ser o ponto de partida para estruturar a rotina de qualquer um. Mas noto que não é assim para boa parte dos empreendedores.
Eu, pessoalmente, uso agenda para absolutamente tudo: prever o deslocamento entre uma reunião e outra, separar o tempo para a academia, para o almoço, para cozinhar (sim, eu cozinho!), além de criar alguns bolsões ao longo do dia. Não precisa ser muito. Apenas 15 ou 30 minutos sem compromissos previstos são escapes para recuperar o fôlego, mas que também podem ser úteis caso um ou outro apontamento leve um pouco mais de tempo do que o previsto.
Viver ocupado não te deixa tempo para pensar. É preciso ter o pensamento claro para gerir prioridades – o que nos leva à segunda ferramenta fundamental: delegar. Líderes centralizadores e controladores encontram muitas dificuldades profissionais e, no limite, dificuldades de saúde também. É fundamental desapegar do micro gerenciamento de toda e qualquer tarefa para concentrar seus esforços nas atividades às quais você realmente agrega valor. Delegar parece simples, mas demanda um sistema de gestão adequado e um time de colaboradores de confiança. Essa é a única forma de alavancar o seu tempo.
Outro grande aprendizado que tive nos últimos anos foi saber dizer “não”. É muito tentador querermos dar atenção a todos que nos procuram, que pedem ajuda ou que querem apresentar aquele novo projeto, receber feedbacks, pedir conselhos ou se aproximar. Mas precisamos saber dizer não a situações que não convêm. Claro, sempre com gentileza. Mas é essencial entender que tempo e energia são recursos limitados. Por isso, precisam ser preservados e utilizados racionalmente.
Guardo apenas uma ressalva: é importante sabermos que em tempos de guerra, sprints são necessários. Eventualmente pode ser importante trabalhar 14 ou 16 horas por dia, na verdadeira correria, apagando incêndios, levantando o negócio, planejando mudanças de grande porte ou investindo em uma oportunidade valiosa. Isso funciona por um curto período de tempo, mas não é sustentável no médio e longo prazo.
Uma agenda cheia pode parecer impressionante, mas frequentemente leva ao esgotamento e à diminuição da qualidade do trabalho. Uma pesquisa feita pela Universidade de Stanford revelou que a produtividade durante semanas de 60 horas trabalhadas seria menos de dois terços daquelas em que se trabalha 40 horas. A diminuição dramática na produtividade média pode ser explicada devido a fatores como o stress, a fadiga e a sobrecarga.
Hoje, percebo que o sucesso não se mede pela quantidade de tarefas concluídas, mas pela qualidade do trabalho realizado e pelo impacto das decisões tomadas. Portanto, não caia na armadilha de estar sempre ocupado. Invista tempo para cuidar de si mesmo, organize-se e planeje suas atividades de forma eficaz. A verdadeira produtividade vem do equilíbrio e da clareza, não da ocupação constante.
